Entrevista con organizadores de bodas en Tulum: DWT

Estoy haciendo una serie de entrevistas con algunos organizadores de bodas con sede en Tulum con los que he colaborado muchas veces. Este es el primero de la serie. Destination Weddings Tulum (DWT) es un equipo de grandes profesionales (Gwen, Agnesh, Line, Sofia, Mildred). Aquí está la entrevista con ellos. Espero que le guste.

Hola Gwen, háblanos un poco de ti y de tu empresa:

Soy una mujer nacida y criada en Francia, llegué a México hace 15 años para seguir mi sueño de vivir una experiencia diferente. Vine a Tulum con mi novio mexicano, al que conocí 4 años antes en Ciudad de México. Se convirtió en mi compañero de vida y juntos tenemos un hijo. Empecé a trabajar en la hostelería y me apasionaron todos los eventos y grupos que se celebraban en el hotel, recordando las reuniones familiares durante las vacaciones en Bretaña, allá en Francia…

Pasé a ser organizadora de bodas en el primer hotel de lujo con todo incluido de la ciudad, Azul Blue Tulum. Tras un año lleno de nuevas experiencias y hermosas conexiones en este lugar, decidí crear mi propia agencia. ¡Esto fue hace 12 años y fue la primera agencia de organización de bodas en Tulum y un sueño hecho realidad para mí – un empresario en el sector de servicios turísticos!

Creamos la boda de ensueño de nuestros clientes y nos aseguramos de que tengan una experiencia memorable aquí, en nuestro pequeño paraíso. Ahora somos un equipo de 10 apasionados profesionales de las bodas de todo el mundo, ¡y nos encanta trabajar juntos! Años de experiencia nos dan los conocimientos necesarios para cubrir todas las áreas de la organización de bodas y fiestas de destino – ¡Y queremos compartirlo contigo!

¡Genial! Es una historia apasionante. Me siento muy identificada ya que yo también vengo de Europa y me casé con un mexicano. Estupendo, si os parece bien, podemos hacer una entrevista en grupo, así participáis todos, continuemos ahora con Agnesh. Hola, Agnesh, ¿qué te llevó a convertirte en organizador de bodas? ¿Cómo empezó?

Desde que era pequeña, me gustaba organizar fiestas para mi familia, vacaciones con mi grupo de amigos y, en general, realizar tareas que implicaban planificar y coordinar eventos de la vida de otras personas a distintos niveles (sin ser una completa obsesa del control, por supuesto). También me han interesado mucho los distintos tipos de personas procedentes de diversos entornos culturales y siempre he buscado oportunidades profesionales en las que pueda combinar mi pasión por las personas y la satisfacción que me produce coordinar y ejecutar proyectos. Trabajar en eventos me parecía perfecto, así que empecé mi carrera trabajando en eventos corporativos en Europa. Lo disfruté mucho, pero sentí que le faltaba algo. Decidí hacer un gran cambio en mi vida y dejé la agitada vida urbana de París por una nueva aventura caribeña y una oferta de trabajo en Destination Weddings Tulum. Me mudé aquí hace más de 5 años y al trabajar en mi primera boda, ¡me di cuenta de que había encontrado la parte que me faltaba! Nuestros clientes, las parejas literalmente quieren el «mejor día de su vida», es una gran responsabilidad y un honor estar involucrado en un evento tan importante de la vida, pero con una gran responsabilidad viene una recompensa aún mayor, cuando ves a la pareja en su día de la boda teniendo el mejor momento de sus vidas. -¡Esemomento tan concreto, cada minuto que has invertido en el proceso de planificación hace que todo haya merecido la pena!

Absolutamente, ¡eso es lo mejor! Hola Line, en tu opinión, ¿por qué las parejas deberían contratar a un organizador de bodas?

Es una pregunta importante. Se supone que tu boda es una experiencia inolvidable para toda la vida -unacontecimiento alegre en el que se celebra el amor-, pero planificar una boda es muy estresante porque hay que tener en cuenta muchos detalles. Muchas más de las que te imaginas y lo único que no quieres estar el día de tu boda es estresada. Nervioso, excitado, nervioso y ansioso, SÍ, pero estresado, no. No querrás estar pensando «¿nos hemos acordado de pedir vino?» mientras te maquillan o darte cuenta mientras caminas hacia el altar de que el DJ no ha llegado. –Todas estas son cosas de las que tu organizador de bodas se ocupará, encontrará una solución y se ocupará sin que te des cuenta.

Sofía, ¿qué factores hay que tener en cuenta antes de empezar a planificar la boda?

Como planificadores, para empezar el proceso de creación del fin de semana de boda, sólo necesitamos saber la fecha preferida, el número estimado de invitados y el presupuesto que estáis pensando invertir. Si lo tienes antes de ponerte en contacto con el organizador de la boda, podremos empezar a definir el lugar de la boda y, una vez elegido el lugar, todo empezará a encajar.

Esto es para Line, ¿cómo gestionas el estrés a medida que se acerca la fecha de la boda?

Años de experiencia y el equipo. Después de trabajar en el sector durante muchos años, me he dado cuenta de que estresarse no ayuda a nadie. Por supuesto, no siempre es una sensación que podamos controlar, pero saber que todo el equipo de DWT me respalda, dispuesto a ayudar en cualquier momento, refuerza la confianza y me ayuda a mantener la calma y hacer frente a las exigencias del trabajo.

Hola Mildred, dinos, ¿cuál es tu parte favorita de tu trabajo?

En realidad tengo tres partes. 1.- Cuando te reúnes con los clientes por primera vez puedes aprender mucho sobre cómo será la boda en realidad. Pero también es el momento en el que estrechas lazos con tus clientes. 2.- El Gran Día de principio a fin. Todo el proceso de poner las cosas en su sitio (trabajo en equipo), hacer que la magia suceda, y ver el resultado final de meses de planificación, 3.- Mi favorito diría, es cuando la pareja en medio de su fiesta se acerca a ti y te dice; «Muchas gracias por todo. Esto es simplemente perfecto, todo el mundo se lo está pasando genial, ¡lo hemos conseguido!». Este es el momento en que siento que todo ha merecido la pena, amo lo que hago.

Sí, no puedo estar más de acuerdo. Eso es lo que da sentido a todo el esfuerzo. Agnesh, ¿cómo incorporas la personalidad de la pareja a la boda?

Es una de las partes más emocionantes de todo el proceso. El objetivo final es crear un entorno que refleje el estilo y la personalidad de la pareja. Siempre les digo a mis parejas que es SU día de boda y no el de otra persona. No sea tímido: cuéntele a su organizador lo que realmente le gustaría conseguir en el gran día. Hay parejas que tienen una idea clara de lo que quieren y otras que no lo tienen tan claro. Está bien y perfectamente bien estar en cualquiera de estas categorías. Lo bueno es que todos somos diferentes y no hay dos parejas idénticas ni bodas idénticas. La boda debe ser una celebración de la singularidad de la pareja y nosotros, como planificadores, estamos aquí para guiarles y asegurarnos de que esto cobre vida. Hay muchas formas de incorporar la personalidad, por ejemplo, la música es uno de los elementos más importantes para crear un determinado ambiente y expresar una identidad. Para cada escena de la boda siempre debemos tener en cuenta la música; tanto si la música es el acto principal o simplemente un sonido de fondo, siempre debe ser cuidadosamente seleccionada y pensada, asegurándonos de que crea el ambiente que la pareja busca y con el que se pueden identificar. La música es sólo un ejemplo, pero en realidad cada aspecto de la boda puede formar parte de la expresión de la personalidad de la pareja. Esto incluye la paleta de colores, las flores, la comida e incluso los sabores. Durante el proceso de planificación tenemos que escuchar mucho y entender a nuestras parejas; quiénes son, cuál es su historia y cuál es su visión para su gran día – Estonos ayuda a personalizar cada detalle.

Sofía, ¿cuál ha sido la boda más original que has planeado?

Serían Donna y Amine. Donna es organizadora de eventos, así que sabía exactamente lo que quería… ¡algo espectacular! Diseñamos cada detalle y requirió mucha comunicación entre nosotros y los proveedores. Por ejemplo, tuvimos una enorme instalación de follaje con unas 90 bolas de discoteca y hojas tropicales sobre la pista de baile. Esto requirió unas cuantas visitas del proveedor encargado para que todos estuviéramos seguros de que los invitados estarían seguros bailando bajo un elemento tan pesado, por no hablar de encajar el montaje en el calendario. Esto fue muy difícil, ya que tuvimos entretenimiento durante toda la tarde: músicos en vivo, bailarinas del vientre, y un espectáculo maya -Necesitábamosque los eventos fluyeran como se esperaba para que la fiesta comenzara exactamente cuando la pareja quería.

¡Suena fantástico! ¿Y puedes compartir con nosotros una historia en la que algo salió mal en una boda y cómo lo resolviste?

El año pasado celebramos una boda en la reserva de Sian Ka’an. Un año antes de la boda, la pareja nos visitó para elegir el lugar y conocer a algunos de los principales proveedores. Durante esta reunión, la novia expresó que el elemento más importante de la boda de sus sueños era un letrero de neón que iluminara la fiesta de rosa brillante en medio de la selva. El día de la boda, cuando el equipo de coordinación llegó al lugar, nos dimos cuenta de que el letrero de neón ya estaba roto y estábamos… en medio de la selva. Todo el equipo cooperó y tuvimos que enviar a alguien a Cancún -unviaje de 3 horas-, luego esperar pacientemente las 3 horas de reparación y luego conducir tres horas de vuelta. Todo esto mientras se celebraba la boda y los demás en el lugar de celebración, conteniendo la respiración ya que la cena estaba a punto de terminar y el cartel debía iluminar la fiesta –El héroe del equipo llegó, el cartel se instaló y se encendió justo a tiempo para sorprender a todos los invitados y compartir su hermosa luz rosa en la fiesta de la selva.

No estuvo tan mal, ¡bien hecho! Mildred, por favor comparta con nosotros algunos consejos rápidos para novias y novios que planean sus bodas en Tulum.

Consejos rápidos para parejas que planean casarse en Tulum: a) Deberías venir a experimentar Tulum por ti mismo primero para que puedas ver si realmente te identificas con lo que Tulum ofrece al mundo. b) Contrate a un organizador de bodas especializado que cumpla sus requisitos -Tulumes un destino muy especial con requisitos específicos. Somos un pequeño pueblo de playa en el que no tenemos todos los servicios a la vista como en una ciudad. Necesitará la ayuda de alguien que conozca realmente el destino y sus necesidades. Y el último pero no menos importante, c) Los mejores meses para una boda en Tulum son de noviembre a mayo.

Sofía, ¿cómo ve el futuro de las bodas en destino?

Tenemos el privilegio y la suerte de contar con increíbles ubicaciones privadas con espacios abiertos. Todos los hermosos lugares disponibles en la zona a nuestra disposición, de modo que aunque el futuro de las bodas cambie en función de los protocolos sanitarios (por ejemplo, covid-19), seguiremos pudiendo ofrecer magníficos eventos en nuestro pequeño paraíso: Eventos con distanciamiento social seguro. Por eso creemos que el camino a seguir serán las bodas pequeñas, exclusivas y únicas.

Line, ¿por qué contratar a un organizador de bodas externo en lugar de al coordinador in situ?

La principal diferencia entre un coordinador in situ y un organizador de bodas externo es que el coordinador in situ es el enlace y el vendedor del lugar en el que se celebra la boda, mientras que el organizador de bodas externo es tu persona y siempre velará por tus intereses.

Un organizador de bodas se asegurará de que todos y cada uno de los detalles del fin de semana de la boda estén en su sitio durante todo el proceso de planificación, hasta que el último proveedor haya recogido su mercancía y todos los eventos hayan finalizado con éxito. Esta persona y el equipo que la respalda tienen experiencia en todas las áreas de la boda y trabajan directamente con los novios.

El coordinador in situ sólo puede ayudarte con cuestiones relacionadas directamente con el lugar donde celebras tu boda. El coordinador in situ gestiona servicios como el catering, el montaje de la cena y todo lo relacionado con los proveedores que forman parte de la selección del lugar de celebración. Pero el resto de proveedores y servicios externos serán responsabilidad suya.

Así que si lo que buscas es una boda sin estrés en la que todo lo que tengas que hacer sea decir SÍ, entonces un organizador de bodas es el camino a seguir. Nosotros, como organizadores de bodas, nos encargamos de todo, hasta el último detalle, para que usted pueda disfrutar de su día.

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